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guia para aprender a como criar um email profissional

Como Criar Um Email Profissional

Por: Andrei L. maio 6, 2019

Você pode ter um email profissional colocando a sua profissão ou a sua ocupação no mesmo endereço de email. Em vez de usar andrei.longen.jornalista@gmail.com, você pode usar andrei.longen@jornalista.com. A segunda opção parece bem mais profissional, certo?

Em 2018, mais de 281 bilhões de mensagens de emails foram enviadas por dia. Emails se tornaram inseparáveis da comunicação online entre pessoas e empresas em todo o mundo.

Quem tem um site, um blog ou uma loja virtual, precisa de uma forma de contato para se comunicar com leitores ou clientes. É por isso que, neste conteúdo, você vai aprender a como criar um email profissional.

Por Que Criar Um Email Profissional

Saber como criar email corporativo significa que você vai apresentar seu negócio de uma forma mais competente e profissional. É assim que seus leitores e clientes são enxergar seu negócio.

Mas esse é só um dos motivos do porquê criar email empresarial. Outros 4 motivos para você fazer isso são:

  • Causar Uma Boa Impressão
    Ter um email profissional para faz com que seu negócio seja mais organizado e consolidado, o que acaba gerando uma impressão bem mais positiva. Desse jeito, você consegue conquistar a atenção dos seus leitores e clientes e, ainda, afastar o amadorismo. Além de também construir uma reputação inicial favorável.
  • Credibilidade
    Com um email profissional, seu negócio transparece maior credibilidade e mais confiança para leitores e clientes. Assim, eles começam a se sentir mais confortáveis em receber notificações, novidades em promoção ou contatos mais personalizados. E isso sem considerar que essas mensagens sejam práticas de spam ou tóxicas.
  • Identidade
    Maturidade é a palavra-chave aqui. Criar email personalizado para seu site ou empresa cria uma identidade própria que impacta leitores e clientes. Isso ajuda ainda mais caso seu negócio esteja apenas começando. Uma identidade consolidada também ajuda a organizar fluxos de emails para cada setor do seu negócio, como vendas ou suporte. 
  • Promover Seu Negócio
    Emails também servem para lembrar seus leitores e clientes que sua marca existe. Com isso, você pode usar essa ferramenta de comunicação para enviar newsletters com as últimas novidades, folders digitais com promoções exclusivas e até campanhas sobre feitos sociais em que sua marca está envolvida. Isso gera uma visão positiva sobre o seu negócio que ajuda o difundir o nome dele em qualquer nicho.

6 Benefícios de Criar Um Email Empresarial

Emails são mensagens eletrônicos que você envia ou recebe de algum destinatário. E saber como fazer um email profissional garante ao seu negócio online uma série de vantagens imediatas. São elas:

  • Armazenamento Ilimitado
    Contas tradicionais de email podem ter espaço limitado. Dependendo dos tipos de arquivos armazenados, elas se esgotam rapidamente. Contas de email empresarial podem ter armazenamento ilimitado, dependendo do plano contratado. Isso também vale para contas oferecidas por um serviço de hospedagem de site.
  • Produtividade
    Ferramentas para criar email profissional costumam ter recursos para filtrar mensagens e permitir chegar a sua caixa de entrada apenas aquilo que você quer receber. Assim, você foca no que realmente importa para seu negócio, aumentando sua produtividade e impactando no seu retorno financeiro.
  • Suporte Técnico
    Contas de email profissionais ter um suporte técnico mais responsivos e especializado. Isso acontece porque profissionais, como empresas de hospedagem de sites ou servidores de grandes corporações, contam com sistemas avançados de manutenção e de contato direto com usuários. Você pode mudar de senha ou tirar dúvidas em segundos.  
  • Segurança
    Um email profissional armazenado em servidores de grandes corporações ou empresas de hospedagem de site são altamente seguros. O usuário recebe reforço na proteção contra ataques maliciosos na internet, além de filtros extras para evitar mensagens indesejadas, como spams.
  • Administração de Contas
    Qual usuário não quer ter controle total sobre as contas associadas a um email profissional? Com esse tipo de recurso, é possível alterar permissões, bloquear acessos, direcionar emails para cada área da sua empresa ou monitorar ações realizadas pela sua equipe.
  • Backup de Dados
    Nenhum usuário ou empresa gosta de perder dados ou informações importantes sobre seu site ou negócio. Saber como criar um email empresarial traz a vantagem de guardar backups e arquivos de todas as mensagens recebidas e enviadas. Nada do que foi armazenado é perdido.  

Como Criar Um Email Profissional

Para donos de sites, blogs, lojas virtuais e negócios online, aprender a como criar um email profissional é crucial para conquistar novos leitores, clientes ou parceiro.

É por isso que é crucial ter um email personalizado e que seja diretamente relacionado com o nome do seu domínio ou negócio na internet.

Um jeito de fazer isso é associar um email que indique o lado profissional do seu negócio. Por exemplo, ao invés de ter algo como nome@gmail.com, é recomendado que você tenha algo como nome@seudominio.com ou como nome@seunegocio.com.br.

Siga os passos abaixo para criar email profissional.

Passo 1 – Registrar Um Domínio

Tudo começa com o registro de domínio. Para escolher o ideal para o seu negócio, use a ferramenta de pesquisa de domínios da WebLink. Tem domínios por preços a partir de R$2.99!

ferramenta de pesquisa de domínio da weblink

Para usá-la, basta inserir a sua ideia de nome de domínio no campo de pesquisa. A partir dela, clique em Pesquisar para ver os domínios disponíveis com o nome que você sugeriu.

domínios disponíveis na weblink

Para um passo a passo mais completo, saber como comprar e registrar um domínio, acompanhe nosso guia detalhado.

DICA: Aproveite descontos de até 90% nos planos de hospedagem da Weblink e ganhe um domínio grátis! É só hoje!

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Passo 2 – Ter Um Provedor de Email

Agora que você já tem um domínio, o próximo passo é conseguir uma hospedagem para seu email. Na WebLink, você tem acesso a algumas soluções de serviços de email para criar seu endereço de email profissional.

  1. Serviço de Email Padrão da WebLink. São oferecidos em todos os planos de hospedagem. Inclui uma ferramenta para criar e gerenciar contas de email para o domínio escolhido.
  2. Serviços de Email Premium. Serviços mais completos com funcionalidades extras, mais capacidade de armazenamento, números de envios e ferramentas para gerenciamento completo dos recursos oferecidos.

Os usuários da Weblink encontram essas ferramentas no próprio painel de controle do serviço de hospedagem. Elas estão na seção Store (Loja), dentro do painel de hospedagem.

ferramentas de email na Weblink

Passo 3 – Configurar Serviços de Emails

Agora que você já escolheu um serviço de email profissional para usar, você precisa aprender a como configurá-lo. Os passos que vamos mostrar logo abaixo podem variar de acordo com o serviço, hospedagem ou servidor escolhidos.

Email da WebLink

Como todos os planos de hospedagem de site da WebLink vêm com funções de email integradas, você consegue acessar tudo pelo painel de controle de usuário.

É na seção EMAILS que você pode criar uma conta de email profissional e fazer outras configurações. Basta clicar na opção Contas de Email.

seção de emails na Weblink

Além desta opção, ainda existem outras três opções de Serviços Premium de Email que você pode usar para criar email profissional. Detalhamos todas abaixo.

Serviço de Email Business

É uma solução poderosa e ao mesmo barata. Conta com ferramentas para ajudar sua empresa a decolar e atingir suas metas financeiras e de marketing.

email business na weblink

Assim que contratar este serviço, vai aparecer um botão de configuração no painel de controle.

configurar email business

  1. Na área de configuração, você terá que fazer algumas pequenas alterações de DNS.
  2. Se o seu domínio já estiver apontado para a WebLink, essas mudanças são automáticas.
  3. Assim, você já poderá ir direto para a página de gerenciamento. Lá, será possível criar uma conta de email corporativo e também acessar o WebMail.

gerenciar conta de email business

Serviço de Email Enterprise

Outra solução poderosa, mas com recursos extras. E ainda conta com ferramentas extras que se encaixam com negócios ainda maiores.

conta de email enterprise na weblink

O processo de configuração do Email Enterprise é o mesmo do Email Business. Assim que tiver contratado esta solução, as próximas orientações são:

configurar plano de email enterprise

  1. Após adicionar o domínio, você precisa fazer alterações na sua zona de DNS.
  2. Essas alterações já terão sido feitas automaticamente caso o domínio já esteja apontado para a WebLink.
  3. Agora, basta criar uma conta de email e também acessar o WebMail.

gerenciar plano enterprise de email na weblink

Email do GSuite

Essa é a solução da Google para emails empresariais. E, na WebLink, ela também é disponibilizada a partir do painel de controle.

plano de email gsuite

Assim que contratar o serviço, ele estará disponível para configuração no painel de controle da WebLink.

configuração de email gsuite

  1. Certifique-se que seu domínio esteja apontado para a WebLink. Se este for o caso, todos os registros MX serão feitos automaticamente.
  2. Caso não, você mesmo terá que adicionar os registros MX do Google.
  3. Assim que completar tudo, você vai ganhar acesso ao painel de gerenciamento. Nele, será possível criar o email profissional e acesso o WebMail.

gerenciar conta de email gsuite na weblink

Passo 4 – Criar Seu Endereço de Email

Antes de começar a enviar emails para todos os seus contatos, é indicaod que você personalize o estilo do seu nome de email.

Por exemplo, nestas duas situações:

  • Se Você Tiver Um Negócio Online
    Neste caso, você vai precisar de alguns nomes de emails para cada parte do seu negócio, como um email de contato (ex: contato@seudominio.com.br) ou mesmo um de suporte (suporte@seudominio.com.br).
  • Se Você Quer Contatar Outros Sites
    Neste caso, você vai precisar de algo diferente e ainda personalizado, pois você vai querer respostas de outros sites para firmar parceiras e até trocar conteúdos especializados. Teste algo como nome@seudominio.com.br ou, ainda, nome.sobrenome@seudominio.com.br.  

Se estiver com alguma dificuldade ou indeciso sobre como criar email personalizado, você pode tentar estas ferramentas gratuitas:

Quando terminar, é só ir nas configurações do seu email profissional e colar o material criado (texto ou assinatura padrão) com as duas ferramentas.   

Passo 5 – Configurar Um Cliente de Email

Considerando que você tenha muitas contas de email, é sempre recomendado usar um cliente de email para conseguir gerenciar todas elas.

Abaixo, você vai aprender a como configurar um cliente de email Thunderbird ou Mail Mail. E como encontrar os detalhes os detalhes na sua conta de email para poder configurar tudo sem problemas.

Localizar Configurações de Servidores IMAP/POP3 e SMTP

Para configurar uma conta de email profissional, primeiro você precisa acessar o painel de controle da sua hospedagem.

Dependendo do serviço de email que você usa, a configuração em si pode ser diferente. Mas, o processo é bem semelhante em todos. Você precisa apenas encontrar algumas informações de email.

Email da WebLink

Navegue até seção de Email. Clique em Contas de Email e encontre uma tabela com os Detalhes do Email.

configurar servidor de email na weblink

Guarde essas informações. É com elas que você vai configurar um servidor de email corporativo.

Email Business e Enterprise

Abra a aba do WebMail e logue na sua conta de email.

acessar webmail na weblink

Encontre a seção Configurações, clicando no ícone no canto superior direito da tela.

Acesse a aba Contas. Clique no botão Editar para achar as informações de envio e recebimento do servidor de email.

editar servidor de email business e enterprise na weblink

Email do GSuite

Para configurar o servidor do GSuite, abra o Gmail e faça login nele.

Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e vá até Configurações. Encontre a aba Encaminhamento e POP/IMAP.

O IMAP deve estar ativo. Salve as alterações. Então, uma seção extra de configuração de servidor vai aparecer.

configuração-servidor-de-email-gmail

Para mais ajudas, acesse o guia oficial de configuração do IMAP pelo Google.

Adicionar uma Caixa de Email ao Cliente de Email

Como você já conseguiu as informações de configuração de email, o único passo que falta é adicionar esses detalhes ao seu cliente de email.

Nesse processo, vamos mostrar como fazer isso usando dois clientes de email: o Thunderbird e o Mac Mail.

Thunderbird

Abra o cliente de email do Thunderbird. Na aba Accounts (Contas), clique no botão Email.  

adicionar conta de email no thunderbird

Agora, insira os detalhes gerais da sua conta de email: nome, endereço de email e a senha de acesso a ele.

configurar servidor de email no thunderbird

Na próxima tela, insira os valores e as portas de entrada e saída do servidor de email. Essas são as informações que você juntou antes de chegar a este passo.

configuração de cliente de email no thunderbird

Mac Mail

Entre no cliente de email do Mac Mail. Vá em Mail (Correio) > Preferences (Preferências) > Accounts (Contas). Então, clique no símbolo “+” e configure uma nova conta de email.

A tela que você deve ver é esta:

escolher cliente de email no mac mail

Insira as informações básicas da sua nova conta de email: nome, endereço de email e senha.

credenciais de cliente de email no mac mail

Agora, insira as informações de entrada e saída do servidor de email, além das portas de configuração. Esses dados você conseguiu anteriormente.

dados de servidor de email no mac mail

Conclusão

Saber como criar um email profissional pode fazer toda a diferença no sucesso do seu negócio online. Ele se torna bem mais apresentável, consistente e você começa a conquistar cada vez mais a atenção de leitores e novos clientes. E não é exatamente isso o que você quer ter na internet?

Até o próximo conteúdo! 😉

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