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Conheça as vantagens de usar um e-mail profissional

Por: José M. novembro 23, 2017

Atualmente é enorme o número de pessoas que administram e mantém contato com seus clientes, fornecedores e demais contatos profissionais, por meio de ferramentas como Whatsapp, Facebook Messenger, Telegram e isso vem crescendo cada vez mais.

Estas ferramentas – algumas boas outras nem tanto – permitem o contato direto com o cliente de forma simples, rápida e dinâmica. Tais ferramentas acabam facilitando o alinhamento de informações seja no planejamento de um projeto, seja na definição de uma compra ou até mesmo para suporte na utilização de serviços e produtos.

Porém, mesmo com toda essa velocidade e dinamismo, estas ferramentas de comunicação para alguns clientes de médio e grande porte, não é a melhor opção, pois ainda sim, boa parte da comunicação corporativa é feita por um e-mail profissional.

Por que chats informais não são a melhor opção?

O outro lado deste chat muitas vezes é uma empresa com processos altamente burocráticos e documentos, e o e-mail nada mais é que um documento com informações de uma conversa entre duas ou mais pessoas.

Algumas ferramentas como o Outlook são tão avançadas que permitem até mesmo o início de atividades compartilhadas com outras contas de e-mail a partir de alguma palavra-chave localizada no assunto e/ou corpo do e-mail. Apenas isso? Não! Além do mais, com um e-mail profissional é possível obter algumas funcionalidades extras nas tratativas internas de uma empresa.

Logo a seguir, vamos apresentar a você as principais vantagens de optar por utilizar contas de e-mail corporativas em sua empresa. Criamos um guia com 10 benefícios que farão toda a diferença para o seu negócio! Vamos lá?

1- Credibilidade na apresentação da empresa

Imagine se você encontrar um potencial cliente na rua e resolve abordá-lo apresentando o seu cartão de visitas, passar o contato a um fornecedor ou até mesmo realizar tratativas por e-mail com um cliente, e o e-mail apresentado for “fulano.empresa@gmail.com“?

No mínimo, seu contato achará estranho e totalmente informal, o que implicará na imagem de sua empresa e na desconfiança quanto à sua credibilidade. Além de o Gmail, Hotmail e tantos outros serviços de e-mail serem mais pessoais, eles não trazem informações sobre seu negócio e sobre quem você é.

2- Domínio Próprio

Quer ter uma boa apresentação, passar uma boa impressão e ter mais credibilidade? Apresente-se com “nome.sobrenome@seudominio.com.br“, isso passa impressão de seriedade, profissionalismo e compromisso com aquilo que você faz.

Seu trabalho torna-se mais profissional e o cliente não terá dúvidas de que se trata de uma empresa idônea. O grande diferencial de ter um e-mail profissional é que você usa o nome da sua empresa e com mais recursos de armazenamento.

As funcionalidades disponíveis vão depender da ferramenta utilizada para o gerenciamento, porém, de todo modo, a comunicação e relacionamento serão realizados por meio de um domínio próprio.

Leia aqui como encontrar boas opções para registros de domínio.

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3- Storage e armazenamento de e-mails e anexos

Você não quer parar de receber e-mails porque sua caixa de entrada está cheia e lá estão todas as informações do seu negócio, contratos, negociações, entre outras informações importantes.

Se sua caixa de entrada excede o limite máximo de mensagens recebidas, você pode perder contatos importantes e perder o tempo para realizar alguma tratativa.

Ao contratar um serviço profissional como o da Weblink, por exemplo, você pode ter um espaço ilimitado para armazenamento de e-mails e anexos tendo total controle e gestão sobre as informações transacionadas.

4 – Organização dos e-mails

Os e-mails profissionais em sua maioria vêm acompanhados por uma variedade de ferramentas, uma delas é o calendário. Com ele é possível gerenciar atividades, reuniões, lembretes, entre outras atividades pertinentes somente ao seu negócio. Para agendar uma reunião basta encaminhar um “invite” ao e-mail dos envolvidos com data, horário e local, e no dia marcado será recebido um lembrete da convocação.

5- Produtividade

Não há nada mais prejudicial para a produtividade do que uma lista de e-mails onde as trocas de informações profissionais e pessoais estão misturadas, variando entre os problemas pessoais e as reuniões importantes de fechamento.

Outro detalhe que pode acabar prejudicando sua produtividade ao acessar seus e-mails é a presença de anúncios indesejados, e muitas vezes recorrentes. O seu e-mail profissional torna-se um filtro de informações e atividades pertinentes somente ao seu negócio. Seu dia a dia profissional se limita a focar no que é realmente importante para o seu negócio.

6 – Suporte técnico

Ao contratar um serviço de e-mail profissional especializado você vai poder contar com profissionais confiáveis para cuidar do seu servidor de e-mail.Esses profissionais ficam disponíveis para sanar suas dúvidas, que podem variar desde acesso e mudança de senhas e regras de segurança do servidor de e-mail até como configurar sua conta profissional em dispositivos periféricos como smartphones e tablets, este suporte torna a utilização do e-mail uma rotina eficiente e simplificada.

7 – Segurança para sua rotina corporativa

Optando por um e-mail profissional, você tem o acesso seguro às contas. Nenhuma pessoa não autorizada irá acessar seus e-mails e documentos importantes sobre sua empresa. Esta segurança é possível, pois você pagará e estará assegurado por um serviço de hospedagem, assim, as chances de sofrer alguma invasão nas contas, são praticamente remotas. Avalie os recursos oferecidos ao procurar por um serviço de hospedagem para que as necessidades de sua empresa sejam devidamente atendidas.

Saiba qual plano de hospedagem escolher antes de criar um projeto.

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8 – Administração das contas

Outra funcionalidade que oferece segurança é a possibilidade administrar as contas de e-mail corporativas. Tenha total controle sobre suas contas e mensagens, podendo monitorar ações realizadas, realizar alteração de senhas e bloquear acessos. Dessa forma, você mantém a privacidade de seus negócios e das transações de contato de sua empresa evitando possíveis vazamentos de informações. Um ponto positivo também é que em caso de promoção de funcionário ou desligamento da empresa, as informações da conta de e-mail são mantidas por serem administradas, permitindo que informações importantes não se percam e possam ser consultadas se necessário.

9 – Proteção contra spams

Soluções de e-mails gratuitas contam com um sistema anti-spam, porém não há a possibilidade de configuração e a proteção contra e-mails indesejados não é a mesma, sendo, muitas vezes, ineficiente.

Já a proteção contra spams oferecida por meio de um e-mail profissional, permite que seja configurada manualmente de acordo com a sua necessidade, ou seja, você pode incluir manualmente, até mesmo, um número de IP que esteja incomodando com envio de e-mails impróprios ou indesejados.

Além disso, você também pode contar com um sistema antivírus que possibilita avaliar o nível de segurança das mensagens recebidas. As “ameaças” são avaliadas promovendo maior proteção ao seu computador e às informações presentes em sua conta de e-mail.

10 – Backup dos Dados

O e-mail corporativo conta com um sistema de backup que garante que nenhum dado se perca no caso de algum problema técnico ou de infraestrutura na máquina utilizada. Mesmo que os computadores de sua empresa sofram algum dano, você não perderá os dados armazenados na conta de e-mail. É importante, ao fazer a contratação, verificar a capacidade de backup e a funcionalidade do serviço para avaliar se atende a demanda de e-mails de sua empresa.

Profissionalismo e comunicação inteligente com um e-mail profissional

Pode parecer bobagem, mas ter um e-mail profissional transmite muito mais profissionalismo ao invés de um e-mail genérico de serviços populares ou provedores de Internet. Mesmo que muitas dessas ferramentas gratuitas apresentem diversas funcionalidades, nada se compara a ter um e-mail com domínio próprio, transmitindo assim autenticidade e segurança aos seus contatos. Ainda que você imagine que seja complicado ou desnecessário ter um e-mail profissional, saiba: é muito fácil contratar esse serviço e os seus valores são irrisórios em comparação ao que oferecem para o seu negócio.

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Conclusão

Bem, agora que você já sabe quais as vantagens de utilizar o e-mail profissional em sua empresa, coloque nossas dicas em prática e profissionalize a maneira como você se comunica com seus contatos. E você? Já utiliza um e-mail profissional e não sabia de todas essas possibilidades? Ou ainda não escolheu uma empresa especializada para fazer a contratação? Continue acompanhando as dicas em nosso blog e saiba como melhorar os processos da sua empresa e otimizar seus resultados.

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